O e-mail é um dos meios de comunicação mais usados no mundo corporativo. É bem difícil de imaginar como era a rotina empresarial sem eles, não é?

Entretanto, ao mesmo tempo em que oferecem diversos benefícios, também nos coloca frente à alguns desafios. Um deles é a forma de como lidarmos com os e-mails mais difíceis.

Hoje, vamos abordar sobre este assunto e lhe dar novas perspectivas sobre como ficar nestas situações.

O que é um e-mail difícil?

Toda comunicação escrita tende a carregar consigo a falta de entonação de voz de quem tenta se comunicar. Isso nos faz depender exclusivamente da interpretação de texto de quem recebe o e-mail.

Um e-mail pode ser considerado difícil quando:

– A falta de respeito

– Existe uma deficiência no entendimento da necessidade

– Quando o assunto é levado para o lado pessoal

– Quando traz um problema na qual você não tem como solucionar

– Quando envolve julgamentos

– Entre outros

O mundo corporativo pode trazer alguns desses e-mails no dia a dia de trabalho e a sua habilidade de soft skills, ou seja, inteligência emocional, pode ser o grande diferencial para você conseguir resolver qualquer situação envolvendo comunicação, seja escrita ou falada.

Dicas para lidar com e-mails difíceis

Seguem, aqui, nossas sugestões para você praticar a sua habilidade neste tipo de situação.

Utilize a comunicação não violenta

Há um livro bastante famoso que aborda toda a metodologia da comunicação não violenta. Nele, o autor Marshall Rosenberg traz através de teoria e exemplos práticos como cada passo pode ser aplicado durante qualquer tipo de comunicação, inclusive em e-mails.

Apresentaremos os 4 pilares para você entender o contexto e conseguir aplicar em resposta ao e-mail difícil que você receber.

1. Observação

2. Sentimento

3. Necessidades

4. Pedido

Ao se comunicar, você deve fazer observações sem nenhum tipo de julgamento. Então, deve identificar e expressar o que você está sentindo no momento.

Depois, assuma a responsabilidade pelos seus sentimentos e por último faça um pedido para que você se sinta melhor.

Vamos usar um exemplo para que você entenda a essência desta metodologia. Imagine que você receba este e-mail:

“Como sempre, você chegou atrasado na reunião. Você quer perder o seu emprego?”

Certamente quem lhe enviou esse e-mail não utilizou a comunicação não violenta, mas você pode usá-la para responder:

“Eu peço desculpas por ter chegado atrasado. Consigo compreender que você se sente desrespeitado quando lhe deixo esperando e isso pode parecer falta de comprometimento com você e com a empresa, o que não é minha intenção e nem o que estou sentindo. Eu me comprometo a gerenciar melhor meu tempo e chegar no horário nos próximos encontros.”

Use palavras simples

Um erro bastante comum é as pessoas quererem utilizar palavras muito complexas para tentar responder a um e-mail difícil.

Na verdade, essa é a hora de evitar qualquer ruído de comunicação. Por isso, mantenha sempre um vocabulário simples, claro e respeitoso durante as suas comunicações via e-mail.

Organize as ideias em um papel

Saia do computador para lhe ajudar a organizar suas ideias antes de escrever o e-mail. Você pode utilizar papel e caneta para rabiscar uma estrutura que se encaixe com o conteúdo que você quer enviar neste e-mail difícil.

Lidar com e-mails difíceis é uma habilidade e você só se tornará melhor com a prática destes skills.

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