Nesse período de #quarentena muitas empresas continuam trabalhando em home office. Por tanto, a comunicação entre os funcionários permanece. Mas, neste momento é via internet e por e-mail, que ainda é uma das principais ferramentas para se comunicar.
Seja para apresentar aquele relatório para o chefe, reportar erros para o RH ou até combinar alguma confraternização com o resto da equipe. Se sua empresa gosta de se comunicar, com certeza você irá trocar e-mails.
Porém, não pense que é só enviar e estará tudo certo. Esses e-mails, dentro do ambiente profissional, precisam se basear em alguns padrões básicos que você precisa saber para não errar. Então, resolvemos destacar algumas dicas para impressionar nos próximos e-mails!
Tenha atenção com a gramática
Dica simples, básica e óbvia, mas muito importante. Não importa que tipo de e-mail você vai mandar dentro da empresa, ou para quem, sempre se atente a possíveis erros de português. Revise sempre e só o envie quando tiver certeza de que está tudo certo.
Seja profissional
Lembre-se que você está em um ambiente de trabalho. Então nada de gírias ou linguagem imprópria. Você pode até ser espontâneo, mas nunca grosseiro ou exagerado. Nada de muitos pontos de exclamação, definitivamente nenhuma palavra em caixa alta e sempre utilize formas de tratamento adequado para cada indivíduo que for trocar e-mails.
E mais do que ser formal, é ser profissional.
Adapte seu texto para diferentes públicos
Apesar de existirem os “deves e não deves” na hora de um e-mail para empresa, não significa que o modo como seu e-mail vai ser escrito precise ser sempre o mesmo. Existem pessoas com diferentes níveis de conhecimento, o que vai precisar que você escreva seu e-mail de forma técnica ou mais simples.
Culturas ou costumes diferentes são outros fatores que influenciam na recepção de um e-mail. Uma pessoa de um estado ou país diferente do seu pode não aprovar seu e-mail por ser simples ou técnico demais. Mesmo estando de acordo com todos os parâmetros profissionais.
É importante sempre conhecer seu destinatário.
Digite e-mails curtos e diretos
Seja direto nos seus assuntos e não enrole nos e-mails. Facilite a vida do seu destinatário, pois, é bem provável que ele tenha muitas outras coisas para ler. E-mails grandes podem atrasar o trabalho dele, o seu e o trabalho de todos os outros que também mandaram e-mail para ele.
Antes de mais nada, saiba quando realmente enviar um e-mail
Lembra da parte sobre e-mails serem utilizados para combinar confraternizações com a equipe? Na verdade, evite fazer isso. Menos quando é proposto pela própria gerência.
E-mails no local de trabalho devem ser utilizados para o trabalho, com assuntos relacionados à empresa.
Ser pego enviando e-mails para os colegas com assuntos não relacionados com seu trabalho é uma boa maneira de estragar sua reputação profissional na empresa.
Dependendo do assunto ou da distância, qual o problema de resolver pessoalmente, não é mesmo? Não é preciso se dar o trabalho de encher a caixa de mensagens do colega com algo que você pode, muito bem, dizer em menos de um minuto.
Mas, e aí? Gostou das dicas? Se você é um profissional ou estudante, que quer ter o que há de melhor em materiais de trabalho, entre canetas esferográficas, lápis, marcadores, colas e muito mais, acesse nosso site e confira nossos produtos.